Die Anmeldung für einen Termin ist erforderlich. Zum vereinbarten Zeitpunkt ruft die Bürgermeisterin an. Dazu ist es wichtig, eine Telefonnummer zu nennen, unter der man zu dieser Zeit sicher erreichbar ist.
Wer bei der Telefonsprechstunde dabei sein möchte, schreibt bitte eine E-Mail mit dem Betreff „Sabine am Ohr“ an die Adresse vorzimmer.bm@viersen.de. In der E-Mail muss eine Kontakt-Telefonnummer angegeben werden, unter der ein genauer Termin abgesprochen werden kann. Menschen, die nicht über einen Zugang zu E-Mail verfügen, können die Telefonnummer 02162 101-304 anrufen.
Schon bei der Terminabsprache sollte das Thema benannt werden, bei dem es im Telefongespräch geht. Ohne Angabe eines Themas kann kein Termin vergeben werden. Falls Unterlagen das Gespräch erleichtern, können diese vorher per E-Mail, Post oder durch Einwurf in den Briefkasten der Stadt übermittelt werden. Wer die Papiere nicht elektronisch einreicht, sollte nur Kopien senden.